Datenschutzerklärung für Beschäftigte

1. Verantwortlicher

[Firmenname], [Straße Hausnummer], [PLZ Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse], Telefon: [Telefonnummer]

2. Datenschutzbeauftragter

[Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten – oder Abschnitt entfernen, falls keine Benennungspflicht besteht]

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Dieses Portal dient der Personalverwaltung: Stammdaten, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Urlaubs- und Elternzeitanträge, Krankmeldungen, Fortbildungen und Dokumente. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 26 BDSG).

Gesundheitsdaten (Krankmeldungen) und Angaben zu einer Schwerbehinderung werden nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet und sind nur für Sie selbst und die Personalverwaltung sichtbar.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO) ein:

• Supabase Inc. – Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher (Serverstandort: [Region, z. B. Frankfurt])
• Vercel Inc. – Hosting der Anwendung
• Resend Inc. – Versand von System-E-Mails (z. B. Einladungen, Passwort-Links)

Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

5. Speicherdauer

• Personaldaten: für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und danach gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ([z. B. 6 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO]).
• Historie bearbeiteter Datenänderungsanträge: 3 Jahre, danach automatische Löschung.
• Sicherungskopien: höchstens 90 Tage, danach automatische Löschung.
• Protokolle zur Missbrauchsabwehr (Anmelde- und Registrierungsversuche): 1 Tag.

6. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Anmeldung (Sitzung) verwendet. Es findet kein Tracking und keine Analyse statt (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine Kopie Ihrer gespeicherten Daten können Sie jederzeit unter „Mein Konto“ selbst herunterladen. Für alle weiteren Anliegen wenden Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei [zuständige Landesdatenschutzbehörde].